学会这22个Excel技能,你能节省100倍时间

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学习这22项Excel技能,可以节省100倍时间

我有一位同事在工作一天后给我打电话:“你能用Excel数据帮助我吗?我整个下午都得到了它,我的眼睛也用完了。”

我走到她的办公桌前,发现这是一个数据匹配问题。将每个商店的机构信息数据整合到一个表中。所以,我花了10秒时间帮她写了一个立即匹配所有数据的VLOOKUP公式。

最初的10秒数据可以完成,她花了整整一个下午。

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你有过这种情况吗?

为什么同样的报告,经过1分钟的处理,我花了10分钟甚至几个小时?

为什么其他人可以快速,完整地完成领导分配的数据,但我经常加班?

事实上,这不是因为其他人比你聪明,而是因为你还没有学会如何有效地使用Excel。

举几个例子,看看你是如何做到的。

操作1:数据总和

总结报告可以说是一次相当高频率的操作。

例如,以下图像是用于汇总报告的一般操作(按行,按列,总计)。

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▲描述:数据求和的一般操作

我们的一般步骤是:编写求和公式(SUM),然后复制公式。

在上面的操作中,我计算了大约。即使在熟练操作的情况下,也需要大约30秒。

但是,实际上,这一系列的操作,你知道它可以完成多久?答案可能会让你大吃一惊 1秒,只有1秒!

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▲说明:1秒自动求和

正确的操作姿势:

选择数据和要求的空白区域,然后按键盘上的“ALT和等号键(ALT +=)”。

换句话说,这样一个简单的操作将为您节省29秒,并且在此操作中您的效率提高了30倍!

操作2:输入时间和日期

有时我们需要在报告单元格中记录当前日期和时间。

正常操作是逐字输入当前日期和时间,例如:2017/12/25 9: 30.

目似乎并没有占用太多时间。但是当你需要记录大量数据时,你必须确认每次的确切时间。你会觉得这不是一件容易的事。

目,则可以通过移动手指立即完成时间或日期的自动输入。不仅快速而且准确。

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▲说明:快速输入日期和时间

正确的操作姿势:

输入日期:同时按Ctrl和分号(Ctrl +;)

输入时间:按Ctrl,Shift和分号(Ctrl + Shift +;)

操作3:取消“合并单元格”的报告处理

合并单元格在报表处理中非常常见,但它也会导致数据汇总和计算出现问题。

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在图表的报告中,为了便于数据的透视或函数计算,有必要取消部门列的组合并将“未合并的空间”填入“相应的部门”,如图的右侧所示以上。

想一想,你怎么解决这个问题?多久时间?

大多数人采取以下步骤:

1.从“sales one”开始,逐个取消单元格合并(此步骤需要10次鼠标点击);

2.复制“sales one”并将其粘贴到下面的空白单元格中;

3.重复上一步,完成从“Sales 2”到“Sales 5”的粘贴(同样的操作需要5次操作)。

如果有数十个合并的单元格,那么处理这样一个复杂的报告至少需要一个小时。

但是,如果您知道Excel中的定位功能并了解数据的批量填充,您还可以在10秒内完成处理。

这是10秒处理方法:

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▲描述:快速处理合并单元格的报告

正确的操作姿势:

选择整个部门列,单击“合并单元格”按钮一次取消单元格合并,按F5找到空白单元格,在编辑字段中输入:=B51,然后单击Ctrl + 目。

以上操作,无论报告多么复杂,总时间不到10秒。

操作4:自动处理数据

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▲描述:以第二速度完成复杂的数据处理

最后,我将向您展示一个数据处理案例。如上面的GIF图所示,该图包含多个数据处理要求:

从混合文本中提取值

从电子邮件地址中提取用户名

从身份证号码

中提取出生日期

在电话号码中间添加一个连接器

交换文本位置

补充公司的全名

.

任何上述处理要求都对应于实际工作场景,并且当数据量变大时,这是一项极其复杂和耗时的任务。

如果您知道Excel的快速填充功能,则可以在一秒钟内修复上述任何处理要求。

在Excel中,有无数这样的操作。你还认为你的操作方法是正确的吗?

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